Quyết định khi chưa đủ thông tin: cửa một chiều và cửa hai chiều, quy tắc bảy mươi phần trăm, và nửa trang giấy nên viết trước khi chốt

Có một dạng trì hoãn rất khó nhận ra vì nó trông giống sự cẩn trọng: thu thập thêm thông tin. Đọc thêm một báo cáo, hỏi thêm một người, chờ thêm một quý cho số liệu rõ hơn. Mỗi bước đều hợp lý, và cộng lại thành sáu tháng không quyết định gì. Trong sáu tháng ấy, không quyết định cũng là một quyết định, chỉ là không ai ký tên vào nó.

Cửa một chiều và cửa hai chiều

Trong thư gửi cổ đông năm 2015, Jeff Bezos, người sáng lập Amazon, chia quyết định thành hai loại. Loại một là cửa một chiều: đi qua rồi thì không quay lại được, hoặc quay lại rất đắt. Bán công ty, cho một người nghỉ việc, ra mắt một sản phẩm với tên tuổi của cả tập đoàn. Loại hai là cửa hai chiều: nếu sai thì bước lùi lại, mất một ít thời gian và tiền, không hơn.

Ông viết rằng phần lớn quyết định thuộc loại hai, và sai lầm phổ biến của các tổ chức lớn là xử lý cửa hai chiều bằng quy trình dành cho cửa một chiều. Kết quả là mọi thứ đều chậm, và nhân viên học được rằng thử một điều gì đó là việc tốn kém và nguy hiểm.

• Cửa hai chiều: quyết nhanh, giao cho người gần việc nhất, đặt sẵn một mốc để xem lại.
• Cửa một chiều: chậm lại thật sự, hỏi người sẽ chịu hậu quả, và viết ra lý do trước khi quyết.

Bảy mươi phần trăm

Năm sau, trong lá thư năm 2016, Bezos viết thêm một câu hay được trích dẫn: phần lớn quyết định nên được đưa ra khi bạn có khoảng bảy mươi phần trăm thông tin mà bạn mong muốn. Chờ tới chín mươi phần trăm thì trong đa số trường hợp là đã quá chậm.

Tướng Colin Powell của Mỹ từ trước đó đã có một quy tắc gần giống, hay được nhắc lại trong giới quân sự và quản trị: đừng quyết khi có dưới bốn mươi phần trăm thông tin, và đừng chờ quá bảy mươi phần trăm. Ở giữa hai mốc ấy, hãy tin vào phán đoán của mình.

Con số chính xác không quan trọng. Điều quan trọng là cả hai người đều thừa nhận một chuyện ít ai nói ra: sự chắc chắn tuyệt đối không bao giờ tới, và phần thông tin cuối cùng thường đắt nhất mà lại giúp ít nhất.

Viết ra trước khi quyết

Một thói quen rẻ mà hiệu quả: trước khi chốt một việc lớn, viết nửa trang gồm ba thứ. Bạn đang kỳ vọng điều gì xảy ra. Bạn dựa vào những giả định nào. Và dấu hiệu nào sẽ cho thấy bạn đã sai.

Nửa trang ấy có hai tác dụng. Ở hiện tại, nó buộc bạn phát hiện ra những giả định chưa từng nói thành lời. Sáu tháng sau, nó là bản ghi duy nhất cho biết bạn đã nghĩ gì lúc đó. Không có nó, trí nhớ sẽ tự sửa lại thành một câu chuyện dễ chịu hơn: nếu mọi việc suôn sẻ, bạn sẽ nhớ mình đã biết trước; nếu hỏng, bạn sẽ nhớ mình đã lường trước rủi ro.

Annie Duke, một tay chơi poker chuyên nghiệp chuyển sang nghiên cứu về ra quyết định, gọi cái bẫy này là đánh giá theo kết quả: coi một quyết định là tốt chỉ vì kết quả tốt, và ngược lại. Trong poker, bạn có thể chơi đúng mà vẫn thua ván, và chơi sai mà vẫn thắng. Nửa trang viết trước là cách duy nhất để tách hai thứ đó ra khi nhìn lại.

Phần lớn quyết định tồi không phải do chọn sai phương án. Chúng do chọn quá muộn, hoặc do về sau không ai còn biết vì sao lại chọn như vậy.

Câu hỏi cuối cùng

Khi đã làm hết những việc trên mà vẫn phân vân, có một câu hỏi thường gỡ được nút: nếu buộc phải quyết trong năm phút tới, bạn sẽ chọn gì? Câu trả lời gần như luôn có sẵn. Cái đang thiếu thường không phải thông tin, mà là sự sẵn lòng chịu trách nhiệm về một lựa chọn chưa chắc chắn.

Điều này không có nghĩa là cứ liều. Nó có nghĩa là phân biệt rõ giữa lúc bạn thật sự cần biết thêm và lúc bạn đang muốn né cảm giác không chắc. Hai thứ ấy có cùng một triệu chứng, và cần hai cách xử lý hoàn toàn khác nhau.